La conservation des données, documents papiers ou électroniques, nécessite que l’entreprise y accorde une attention particulière.

Pourquoi ?
D’abord, la loi vous l’impose et il s’agit d’un moyen de preuve en cas de litige vous opposant à un tiers (client, fournisseur, consommateur…). En l’absence de preuve écrite, la défense de vos intérêts sera bien plus difficile.
Tout document émis ou reçu par une entreprise doit être conservé pendant certaines durées minimales. Ces délais varient en fonction de la nature des documents à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent, par exemple :

• Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, 5 ans – article L110-4 du Code de commerce ;
• Contrat conclu par voie électronique (à partir de120 €), 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation – article L134-2 du Code de la consommation ;
• Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur, 2 ans – article L137-2 du Code de la consommation ;
• Correspondance commerciale, 5 ans – article L110-4 du Code de commerce ;
• Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur…, 10 ans à partir de la clôture de l’exercice -article L123-22 du Code de commerce.

Source service public.fr (mise à jour 30/09/2013).